Het verzorgen van vergaderingen houdt in dat de vergaderingen van het begin tot het einde wordt georganiseerd. De vergadering dient gepland, vastgelegd en verspreidt te worden door de secretaris naar de personen welke de vergadering dienen bij te wonen. Door de procedure te volgen plant u een vergadering van het begin tot het einde.
Nadat de vergaderruimte is vastgelegd stelt de secretaris samen met de voorzitter de agenda op. In deze agenda staat het volgende vermeldt:
- De datum, plaats en tijd
- De hoofdagendapunten
Nadat de agenda gemaakt is verspreidt de secretaris de agenda naar alle aanwezigen. Wanneer er eventuele veranderingen in de agenda komen dient de secretaris dit direct door te koppelen naar de aanwezigen. De agenda wordt via de site verspreidt.
De secretaris dient via de backsite een vergaderruimte en datum vast te leggen. Dit doet hij door middel van:
- Inloggen via de site
- Men gaat naar MyClub
- Hierna klikt men op de desbetreffende commissie of het bestuur
- Men klikt op vergadering toevoegen
- Vervolgens kan men een omschrijving, datum, lokatie, tijd en de agenda toevoegen.
- Wanneer men gegevens naar commissieleden mailen aanvinkt en op versturen drukt worden alle commissieleden op de hoogte gebracht via de mail.
Nadat de vergadering is afgerond heeft de secretaris een complete notulen. Deze notulen dient verspreidt te worden naar alle belanghebbenden en aanwezigen van deze vergadering. Dit verspreiden gebeurt via de mail.